у новичков. Даже читателям, которым

Зачастую именно начало работы с Access вызывает затруднения у новичков. Даже читателям, которым приходилось использовать электронные таблицы и текстовые редакторы, но никогда ранее не приходилось сталкиваться с Access, не всегда понятно, что делает база данных и как она функционирует. Программа Access называется системой управления реляционными базами данных, поскольку хранит данные и предоставляет инструменты для управления ими. К счастью, компания Microsoft проделала огромную работу, чтобы сделать Access удобной в применении системой, доступной даже для неопытных пользователей.

В этой главе рассказывается, как приступить к работе с Access. В частности, речь идет о методах запуска Access, создании, открытии базы данных и завершении работы с ней. Кроме того, описываются панели инструментов, панели задач и меню. Рекомендуем внимательно изучить эти базовые концепции — такого рода знания весьма пригодятся в дальнейшем, при переходе к более сложным темам.

После инсталляции значок меню Access должен быть добавлен Windows в список программ (рис. 2.1). Если в меню Пуск или в списке .программ значок Access отсутствует, выберите команду Пуск>Поиск и введите в поле запроса название файла msaccess.exe. Когда Windows найдет этот файл, перенесите его с диалогового окна Поиск в меню Пуск, чтобы создать необходимый ярлык.

Запуск Access

Запуск программы не вызовет никаких затруднений, особенно если вы ранее работали с программами пакета Office. Все они запускаются одинаково, с использованием панели администрирования.

Делается это следующим образом.

Щелкните на кнопке «Пуск», расположенной на панели задач Windows. При частом использовании Access сразу откроется соответствующая строка меню (рис. 2.1). Если программа Access не указана в меню «Пуск», выберите команду Все программы> Microsoft Office>Microsoft Office Access 2003 (рис. 2.1). После запуска Access соответствующий элемент меню Windows будет добавлен в меню Пуск; кроме того, на панели задач появится небольшая кнопка запуска Access, показанная на рис. 2.2.

На панели администрирования вы видите основные элементы рабочего окна Access. Меню Файл и кнопка Создать позволяют открыть и создать новую базу данных. На панели задач Access содержится много элементов управления, позволяющих выполнять разнообразные задачи.

Рис. 2.1. Для запуска Access можно использовать меню Пуск^Все программы

Открытие базы данных

Итак, Access наконец-то запущена (рис. 2.2), но ни один файл еще не открыт. Далее будут рассмотрены различные методы разработки и открытия базы данных:

создание пустого (незаполненного) файла базы данных; создание новой базы данных на основе уже существующей; переименование базы данных; использование шаблона.

На панели Быстрый запуск, расположенной справа от кнопки Пуск, размещены небольшие значки некоторых программ. Вместо тoго, чтобы искать нужную программу в меню Пуск, достаточно щелкнуть на ее значке на панели Быстрый запуск.

Для того чтобы добавить значок Access на панель задач, перенесите его из меню Пуск на панель Быстрый запуск. Если панель не отображается, щелкните правой кнопкой мыши на пустой области панели задач и выберите команду Панели задач > Быстрый запуск.

Рис. 2.2. После запуска Access на панели задач Windows появится соответствующая ей кнопка

По мере выполнения таких задач вы будете изучать основные элементы интерфейса Access, к числу которых относятся кнопка Создать и панель задач Access.

Как уже отмечалось ранее, в книге описывается принцип использования Access в операционной системе Windows XR В случае применения в других версиях Windows 1 интерфейс Access будет несколько отличаться, но на работе самой базы данных это никак не скажется! Учтите, что Access 2003 поддерживается только такими версиями Windows, как Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003. Если же вы работаете с Windows 98, следует установить Access 2000.

Создание новой базы данных

Существует несколько способов создания базы данных, однако чаше всего создается пустая база данных, не содержащая информации или каких-либо объектов, описанных в главе 1, «Добро пожаловать в мир баз данных». В таких случаях говорят, что база данных создается с нуля.

Итак, мы приступаем к созданию базы данных.

1. Щелкните на ссылке Новая база данных в меню Создание файла. Если панель задач не открыта, щелкните на кнопке Создать на панели База данных, выберите команду Файл>Создать или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+N>.

2. В списке Папка в верхней области диалогового окна выберите опцию Мои документы (как это следует делать по умолчанию).

3. В поле Имя файла введите имя базы данных — в нашем случае Моя база.

4. Не изменяйте тип файла, используемый по умолчанию для баз данных Access (это файлы с расширением *.mdb). На рис. 2.3 показано диалоговое окно Файл новой базы данных. Безусловно, перечень представленных здесь файлов будет отличаться от того, который вы видим на своем компьютере.

5. Щелкните на кнопке Создать, и на экране появится основное рабочее окно Access (рис. 2.4). Более подробная информация о работе с ним содержится в главе 3, «Изучение главного рабочего окна Access».

Безопасность Access — это обширная тема, которая в данной - книге не затрагивается. Файлы с расширением *.mdw рекомендуется создавать только в том случае, если вы хорошо знакомы с различными аспектами безопасной работы Access, поскольку использование таких файлов может стать причиной неумышленного (а иногда и намеренного) повреждения базы данных.

В предыдущем упражнении база данных моя база была сохранена в папке Мои документы — одной из основных системных папок Windows. Если же вам потребуется другая папка, если же вы сохраняете файлы в специальной папке, можете настроить ее применение по умолчанию. Делайте это следующим образом.

1. Выберите команду Сервис>Параметры.

2. Перейдите на вкладку Общие.

3. Введите полный путь к папке, которая будет отображаться в диалоговом окне Файл новой базы данных, расположенном в разделе Рабочий каталог нижней области вкладки Общие.

4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к главному рабочему окну, или на кнопке Применить, чтобы сохранить внесенные изменения, не закрывая диалоговое окно Параметры.

Рис. 2.3. Диалоговое окно Файл новой базы данных

Создание новой базы данных на основе уже существующей

Зачастую пользователи делятся между собой не только идеями относительно общей структуры базы данных, но и содержащейся в ней информацией. Предположим, один из друзей создал базу данных для упорядочения своей коллекции дисков DVD. Если вам в голову пришла аналогичная идея, можно взять копию базы друга и настроить ее в соответствии со своими потребностями. Ниже описываются шаги по созданию базы данных на основе уже существующей базы.

Рис. 2.4. В строке заголовка окна База данных отображается имя новой базы данных (Моя база)

1. На панели инструментов щелкните на кнопке Создать и, когда откроется окно Создание файла, щелкните на ссылке Из имеющегося файла.

2. В диалоговом окне Создание из имеющегося файла укажите имя требуемой папки в поле Папка.

3. В папке Мои документы найдите ранее созданную базу Моя база (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Выбор основного файла базы данных Моя база в диалоговом окне Создание из имеющегося файла

4. Дважды щелкните на файле Моя база, и Access создаст его копию. Если появится окно с предупреждением системы безопасности, щелкните в нем на кнопке Да. Новой базе данных будет присвоено базовое имя, после чего копия базы будет открыта в Access. При этом к ее имени будет добавлена цифра 1 (или другая, если это не первая копия базы данных). Например, в нашем случае база данных получит имя Моя база1.

Переименование базы данных

Скорее всего, у вас появится желание переименовать все базы данных, которым программа Access присвоила имена автоматически. Если вы работаете в многопользовательском окружении (т.е. с сетевой копией базы данных), обязательно проверьте, все ли пользователи отключены от нее. Хотя Access и позволяет нескольким пользователям одновременно работать с данными, для переименования базы к ней потребуется эксклюзивный доступ. Затем следует выполнить такие действия.

1. Щелкните на кнопке Открыть панели инструментов, и на экране появится диалоговое окно Открытие файла базы данных.

2. Найдите имя требуемого файла в списке Папка и щелкните на нем правой кнопкой мыши.

3. Выберите из контекстного меню команду Переименовать (рис. 2.6).

Рис. 2.6. Вывод на экран отдельного контекстного меню

4. В режиме редактирования название файла будет выделено цветом. Введите новое имя, не изменяя расширение * .mdb.

5. Нажмите клавишу <Enter>, чтобы сохранить новое имя. На экране появится сообщение об ошибке, поскольку имя открытого файла базы данных изменять нельзя. Не обращайте на него внимания, ведь сейчас нам не нужно изменять имя файла — главное, научиться, как это можно сделать. Закройте базу данных Моя база1, щелкнув на кнопке Закрыть (X) на панели задач окна Моя база1.

Использование шаблона

Для создания новой базы данных на основе шаблона используется специальный мастер Access. В комплекте с программой поставляется несколько таких шаблонов, и их применение не требует особых знаний. По сути, нет даже необходимости подробно описывать работу с мастером, поэтому мы остановимся лишь на отдельных ее деталях.

Шаблоны содержат таблицы, формы, отчеты и другие объекты, применяемые Access для создания базы данных. Благодаря этому у пользователей имеется возможность начать работу с полноценной базой данных, тратя на это минимум усилий. Вот как можно создать файл базы данных с помощью шаблона.

1. Воспользовавшись комбинацией клавиш <Ctrl+N>, откройте панель задач и щелкните на ссылке На моем компьютере, находящейся в разделе Шаблоны.

2. Для просмотра существующих шаблонов перейдите на вкладку Базы данных.

3. Дважды щелкните на любом из значков шаблонов, показанных на рис. 2.7, или один раз на значке шаблона, а затем на кнопке ОК. Выберите, например, шаблон Основные фонды.

Рис. 2.7. Выбор шаблона для новой базы данных

4. Появится диалоговое окно Файл новой базы данных. Вашему файлу будет присвоено имя Основные фонды1, указанное в поле Имя файла. Оставьте это имя без изменений или введите какое-либо другое (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Ввод нового имени базы данных

5. Щелкните на кнопке Создать. Появится диалоговое окно мастера Создание баз данных, в котором можно будет поочередно добавлять объекты в новую базу данных. Смело экспериментируйте с мастером. С его помощью можно, в частности, настроить таблицы создаваемой базы данных, выбрав информацию, которая будет в них представлена (методы настройки таблиц описаны в главе 5, «Создание первых таблиц»), выбрать способ отображения форм и отчетов, задать базовые параметры шаблона, указать новое название базы. (Правда, прежде чем изменять эти параметры, вам стоило бы прочитать несколько следующих глав книги!) На любом этапе работы с мастером вы можете нажать кнопку Готово — в таком случае все базовые свойства шаблона принимаются, а большинство вопросов мастера пропускаются. Но если вам не хочется работать с мастером, щелкните на кнопке Отмена.

Открытие базы данных из файла

Создав базу данных Access (с нуля, на основе уже существующей базы данных или посредством шаблона), вы будете периодически открывать ее для внесения изменений или проведения различных операций. Для того чтобы открыть базу данных, выполните следующие действия.

1. Щелкните на кнопке Открыть на панели задач Access, и на экране появится предназначенное для этого диалоговое окно.

2. Укажите необходимую папку в списке Папка и щелкните на имени файла базы данных, имеющего расширение * .mdb. В данном случае выбирается база данных Моя база1 из папки Мои документы.

3. Щелкните на кнопке Открыть для вывода на экран раскрывающегося списка (рис. 2.9). Как видите, открытие базы данных иногда сопровождается возникновением определенных сложностей. Выберите в списке один из параметров, описанных в табл. 2.1, а затем щелкните на кнопке Открыть.

Таблица 2.1. Режимы открытия базы данных

Режим	Пояснение
Открыть (по умолчанию)	Открытие базы данных, доступ к которой будет предоставлен и другим сетевым пользователям
Открыть для чтения	Разрешен просмотр содержимого базы данных, но запрещено его изменение
Монопольно	Эксклюзивный доступ к базе данных в многопользовательском (сетевом) окружении. Это значит, что никто не сможет открыть базу данных, пока с ней работаете вы
Монопольно для чтения	Объединяет в себе два предыдущих режима — эксклюзивный доступ к базе данных и запрет на изменение ее содержимого

Список имен недавно используемых файлов, отображаемый под меню Файл, изменяется автоматически. Если имя нужного файла здесь присутствует, щелкните на нем, и вам не придется вызывать диалоговое окно Открытие файла базы данных.

Рис. 2.9. Существует четыре режима открытия базы данных

Преобразование формата базы данных

В Access 2003 по умолчанию используется формат файлов Access 2000, необходимый для обеспечения обратной совместимости с базами данных предыдущих версий. Для того чтобы изменить формат файлов открытой базы данных, выберите команду Сервис > Служебные программы>Преобразовать базу данных и укажите нужный формат в последнем подменю (рис. 2.10). Появится запрос на ввод нового имени для преобразованной базы, и когда вы это сделаете, щелкните на кнопке Сохранить. Учтите, что преобразование файла в формат более старой версии может стать причиной недоступности некоторых функций, не поддерживаемых этой версией Access.

Используемый по умолчанию формат файлов каждой новой базы данных также можно изменить. Для этого выберите команду Сервис >Параметры, щелкните на вкладке Другие и укажите в списке Формат файла по умолчанию (в правой части вкладки) формат Access 2002—2003, как показано на рис. 2.11 (для получения доступа к меню Сервис необходимо предварительно открыть какую-либо базу данных). Этот формат следует выбирать в том случае, если планируется совместное использование базы данных только с пользователями, применяющими Access версий 2002 и 2003 (но не версии 2000 или еще более ранней!). Изменение формата позволяет в полной мере задействовать все возможности Access 2003.

Рис. 2.10. Выбор формата файлов базы данных

Рис. 2.11. Изменение основного формата базы данных Access

Открытие баз данных более старых версий

При открытии файла базы данных более старого формата появится диалоговое окно Преобразование или открытие базы данных, представленное на рис. 2.12. По умолчанию здесь выбран переключатель Преобразовать базу данных, благодаря чему файл будет преобразован в основной формат Access 2003.

Рис. 2.12. Окно для преобразования или открытия базы данных

Активизировав переключатель Открыть базу данных, вы сможете просмотреть содержимое базы без изменения формата файла. В этом режиме изменяются только данные, но не структура базы данных. Например, невозможно изменить цвет формы или заголовок отчета.

Будьте особенно внимательны, принимая решение о преобразовании старой версии файла в более новую, поскольку файл нельзя будет открыть с помощью старой версии Access. Другими словами, если файл Access 97 или Access 2003 преобразован в формат Access 2003, он не будет поддерживаться в старых версиях программы.

Изучение пользовательского интерфейса

Выше, на рис. 2.2, показано главное рабочее окно приложения Access, содержащее основные элементы интерфейса (файл базы данных не открыт). При запуске Access на экране по умолчанию отображаются панель инструментов База данных, строка меню и панель задач. Эти элементы интерфейса описываются более подробно в следующих разделах.

Панель инструментов База данных

Познакомимся с панелью База данных, которая появляется на экране после запуска Access (рис. 2.13). Даже когда открыта какая-либо база данных, большая часть из представленных здесь значков отключена. Более того, состав доступных элементов панели инструментов автоматически обновляется при переходе от одного объекта Access к другому. В табл. 2.2 описаны все значки указанной панели (перечислены в порядке следования).

Рис. 2.13. Внешний вид панели инструментов Access: многие элементы отключены

Таблица 2.2. Элементы панели инструментов

Значок	Описание
Создать	Вывод на экран панели задач
Открыть	Отображение диалогового окна Открытие файла базы данных
Сохранить	Сохранение объекта базы данных
Поиск файлов	Поиск текста или файлов в базе данных Access
Печать	Печать текущего объекта
Предварительный просмотр	Просмотр объекта перед его печатью
Орфография	Использование функции проверки орфографии Microsoft Office
Вырезать	Удаление выбранного объекта
Копировать	Копирование выбранного объекта
Вставить	Копирование содержимого буфера обмена в окно активного объекта
Отменить Связи с Office	Отмена предыдущего действия Эффективный способ объединить данные с данными Word, опубликовать данные в Word или проанализировать их в Excel. Более подробная информация представлена в главе 16, «Совместный доступ к данным»
Анализ	Запуск одной из трех утилит: Анализ таблицы, Анализ быстродействия или Архивариус
Программа	Позволяет редактировать программный код, связанный с объектом базы данных (функция для опытных пользователей Access)
Редактор сценариев	Позволяет редактировать код HTML на страницах доступа к данным. Более подробная информация представлена в главе 10, «Публикация данных в Интернет с помощью страниц»
Свойства	Отображение текущих параметров объекта в окне Свойства
Схема данных	Отображение графической схемы связей, возможность создавать новые связи или изменять уже существующие. Более подробная информация представлена в главе 6, «Использование взаимосвязей»
Новый объект	Эффективный способ создания объектов базы данных. Более подробная информация по объектам представлена в главе 3, «Изучение главного рабочего окна Access»
Справка	Вывод на экран окна Справка Access. Более подробная информация представлена в главе 17, «Использование общих функций Office»

Описанию панелей инструментов и строк меню можно было посвятить целую главу, но мы отметим лишь основные моменты. Для отображения других панелей инструментов необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на любой открытой панели или строке меню и выбрать нужную панель. Кроме того, в появившемся подменю можно выбрать команду Настройка и просмотреть параметры настройки панели инструментов или строки меню. Здесь можно добавить или удалить инструменты, изменить размер значков и многое другое. Для восстановления начальных параметров следует щелкнуть на кнопке Сброс, находящейся на вкладке Панели инструментов диалогового окна Настройка.

Практически любую панель инструментов можно переместить в другую область экрана, для чего нужно щелкнуть левой кнопкой мыши на ее левом крае (см. рис. 2.13) и, не отпуская кнопку, перетащить панель на новое место. Если панель будет перенесена слишком близко к окну приложения, Access автоматически закрепит ее. Другими словами, панель будет прикреплена к краю окна или к другой панели инструментов. Для того чтобы снова перенести закрепленную панель в любую область экрана, достаточно дважды щелкнуть на строке заголовка. Незакрепленную панель инструментов иногда называют плавающей панелью.

Строка меню

В этом разделе описываются элементы строки меню, расположенной в верхней области рабочего окна Access. С помощью команд меню можно выполнять следующие действия:

управлять файлами базы данных; создавать и изменять объекты базы данных; использовать данные совместно с другими программами пакета Office; изменять различные параметры Access.

При выборе команд в любом открытом меню обращайте внимание на значки, расположенные слева от некоторых команд (рис. 2.14). Эти значки дублируют функции значков, расположенных на панели инструментов. Кроме того, справа от команд указаны комбинации клавиш, с помощью которых можно выполнить соответствующие команды, не используя мышь.

Обратите внимание на подчеркнутые буквы в названиях команд меню — это так называемые горячие клавиши. Нажатие такой клавиши позволяет запустить нужную команду. К примеру, для отображения меню Файл следует нажать комбинацию клавиш <Alt+A>, а затем — букву, которая в названии требуемой команды подчеркнута. Например, в команде Создать (в меню Файл) подчеркнута буква а, поэтому для открытия диалогового окна Создать нужно нажать клавишу <А>.

Настраиваемые меню

Настраиваемые меню были впервые представлены в Office 2000. Подобно подменю они адаптированы к работе пользователя: наиболее часто используемые команды в них отображаются постоянно, а те команды, что применяются сравнительно редко, скрываются.

О наличии настраиваемого меню можно судить по значку с двумя стрелками, размещенному в нижней части окна меню (рис. 2.15). Для отображения всех команд меню следует дважды щелкнуть на этом значке.

Некоторые пользователи считают настраиваемые меню довольно неудобными, особенно при изучении новой программы. К счастью, эту функцию можно отключить, выполнив следующие действия.

1. Выберите команду Вид>Панели инструментов.

2. Задайте опцию Настройка.

Рис. 2.14. Существует несколько способов выполнения команды меню

3. Перейдите на вкладку Параметры.

4. Активизируйте флажок Всегда показывать полные меню, размещенный в окне Настройка (рис. 2.16).

5. Щелкните на кнопке Закрыть.

Рис. 2.15. Выделенный значок указывает на наличие в меню дополнительных команд

Отключение панели задач

Ранее в этой главе описывалось, как использовать ссылки панели задач для открытия или создания файлов. Панель задач отображается автоматически при запуске Access и содержит ссылки для открытия и создания не только базы данных, но и некоторых проектов Access. При необходимости отключить панель задач выполните такие действия.

1. Выберите команду Сервис >Параметры.

Рис. 2.16. Настройка режима отображения меню

1. Перейдите на вкладку Вид.

3. Сбросьте флажок Область задач при запуске, расположенный в области Отображать (рис. 2.17).

4. Щелкните на кнопке ОК для возвращения в главное окно Access.

Прежде чем отключать панель задач, следует открыть любую базу данных, иначе меню Параметры будет недоступно.

Рис. 2.17. Отключение панели задач

Завершение работы

После праведных трудов необходимо корректно завершить работу с базой данных и Access. Закройте активную базу данных, щелкнув на кнопке Закрыть (X) в правом углу строки заголовка окна База данных. Кроме того, это можно сделать с помощью команды Файл>Закрыть.

Для завершения работы с Access также можно щелкнуть на кнопке Закрыть в правом углу строки заголовка или выбрать команду Файл>Выход. Существует возможность закрыть Access одновременно с активной базой данных — для этого подойдет любой из описанных выше методов.

Имейте в виду, что отключение компьютера без корректного завершения работы с базой данных и Access может привести как к повреждению самого файла базы, так и к потере данных, причем без возможности их восстановления.

Подведем итоги...

В этой главе мы познакомились с главным рабочим окном Access, панелью инструментов, строкой меню и панелью задач (в следующих главах приводится более подробное описание этих элементов). Кроме того, вы узнали:

как запустить Access; как открыть и создать файл базы данных; что такое элементы интерфейса главного рабочего окна Access.