Работа в Microsoft Excel XP



              

Проверка данных и исправление ошибок


После ввода данных следует потратить время на проверку и исправление ошибок. Нужно убедиться в корректности числовых данных, а также проверить текст на наличие орфографических ошибок, воспользовавшись проверкой орфографии Excel. Когда проверка орфографии обнаруживает неизвестное слово, оно выделяется, и предлагаются наиболее подходящие варианты исправления ошибки. Вы можете исправить слово сами, выбрать нужное слово из списка предлагаемых или проигнорировать сообщение об ошибке. Вы также можете использовать проверку орфографии для добавления в словарь слов, которых нет в стандартном словаре, чтобы в дальнейшем программа Excel не выдавала сообщение об ошибке, обнаружив такое слово; тем самым вы освободитесь от необходимости каждый раз подтверждать корректность этого слова и сэкономите время. После того как вы внесли изменения, вы можете отменить изменения, внесенные с момента открытия рабочей книги. Чтобы отменить изменение, щелкните на соответствующей кнопке в панели инструментов или откройте меню Правка (Edit) и выберите команду Отменить (Undo). Если вы решили вернуть изменение, воспользуйтесь командой Повторить (Redo).

Чтобы обозначить информацию, которую впоследствии придется изменить, можно применить к тексту особый формат. Например, менеджер продаж одного из поставщиков компании "Все для сада" предоставляет владельцу компании, Кэтрин Тернер, перечень цен на поступающие товары, с пометкой о том, что эти цены могут быть изменены в любой момент. Значит, стоит отформатировать эти данные иным способом, отличным от формата остальной информации в рабочем листе. Затем придется связываться с менеджером, чтобы обновить рабочий лист перед тем, как товары поступят в продажу. По получении новых цен Кэтрин использует кнопку Формат (Find Format) в диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace) для того, чтобы найти старые значения и заменить их вручную новыми.Replace

В этом упражнении вы обнаружите, что производитель "Уютных кресел" поменял наименование товара на "Легкое кресло". Используйте команду Найти (Find), чтобы найти слово "Уютное" и команду Заменить (Replace), чтобы заменить его на "Легкое". После этого воспользуйтесь кнопкой Формат (Find Format) в окне Найти и заменить (Find and Replace), чтобы заменить отформатированные специальным образом данные на новые. После этого проверьте ваш текст на наличие ошибок с помощью проверки орфографии.

  1. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open)
    . Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
  2. Щелкните на файле Replace.xls и затем нажмите кнопку Открыть (Open). Откроется файл Replace.xls.
  3. Если надо, щелкните на ярлычке листа Фурнитура, чтобы перейти к этому рабочему листу.
  4. В меню Правка (Edit) выберите команду Найти (Find). Диалоговое окно Найти и заменить (Find and Replace) откроется на вкладке Найти (Find).




    Содержание  Назад  Вперед