Работа в Microsoft Excel XP



              

Создание рабочей книги


Каждый раз, когда вам нужно собрать и зафиксировать информацию, которая далека по своей тематике от информации, которая имеется в книге, нужно создавать новую рабочую книгу. В данной версии Excel новая рабочая книга по умолчанию содержит три рабочих листа; вы можете добавлять свои или удалять существующие листы по своему усмотрению. Создание новой рабочей книги - простое действие, осуществляющееся щелчком на соответствующей кнопке на панели инструментов. После создания рабочей книги вы можете начать ввод данных. Самый простой способ ввести информацию - это щелкнуть на ячейке и ввести значение; этот метод очень удобен, когда вы вводите информацию в малое количество ячеек, но такой прием нецелесообразен при работе с большими последовательностями или группами значений. Например, Кэтрин Тернер, нужно создать рабочий лист, отражающий ежечасную информацию о ходе продаж компании начиная с 13:00 и до 19:00 в будние дни. Для записи этих значений ей потребуется рабочий лист со следующей таблицей.


увеличить изображение

Повторный ввод последовательности Понедельник, Вторник, Среда, Четверг, Пятница может быть осуществлен посредством копирования и вставки из буфера первого элемента последовательности, но удобнее сделать это с помощью функции автозаполнения. Используя автозаполнение, вы вводите первый элемент известной последовательности, щелкаете на значке заполнения в правом нижнем углу ячейки и протаскиваете его, создавая область размера, необходимого для размещения вашей информации. Похожая функция, заполнение области, позволяет вам вводить два значения в области и значком заполнения расширять область в вашем рабочем листе. Например, если вам нужно создать область, начинающуюся со значения 2 и увеличивающуюся на 2, вам потребуется ввести 2 в первой ячейке и 4 во второй ячейке, затем выделить обе ячейки и, с помощью значка заполнения, расширить область ячеек до необходимой вам величины.

Другими способами ввода информации, которыми вы будете пользоваться в этом разделе, являются: автозавершение (определяет совпадение вводимой информации с данными, введенными ранее); выбрать из списка (позволяет выбрать нужное значение из значений в столбце). С помощью комбинации клавиш (Ctrl)+(Enter) вы можете вводить данные одновременно в нескольких ячейках.

СпособДействие
АвтозаполнениеВведите первое значение известной последовательности и расширьте область ячеек с помощью значка заполнения.
Заполнение областиВведите первые два значения в области ячеек и с помощью значка заполнения расширьте область ячеек.
АвтозавершениеВведите несколько первых символов в ячейке и, если вводимое значение совпадает с информацией, введенной ранее в этом же столбце, программа предложит ввести уже существующее значение.
Выбрать из спискаЩелкните правой кнопкой на ячейке и в появившемся меню щелкните на Выбрать из списка (Pick from List). Появится список существующих значений в данном столбце.
(Ctrl)+(Enter)Выберите группу ячеек, которые должны содержать одну и ту же информацию, введите данные в активную ячейку и нажмите (Ctrl)+(Enter)
Нововведением в данной версии Excel является кнопка Параметры автозаполнения (Auto Fill Options), которая появляется при вводе данных в рабочий лист с использованием автозаполнения или заполнения области. Щелчок на кнопке Параметры автозаполнения (Auto Fill Options) открывает список действий, которые может произвести Excel с теми ячейками, к которым вы применили заполнение. Список этих действий приведен в следующей таблице. ОпцияДействие
Копировать ячейкиКопировать содержимое выделенных ячеек в ячейки, обозначенные операцией заполнения.
Заполнить только значенияЗаполнить ячейки, обозначенные операцией заполнения, следующими значениями из последовательности.
Заполнить только форматыПрисвоить формат выделенной ячейки ячейкам, обозначенным операцией заполнения, но не копировать значения из исходных в конечные ячейки.
Заполнить без форматированияЗаполнить ячейки, обозначенные операцией заполнения, следующими значениями в последовательности, но игнорировать формат исходных ячеек.
Заполнить <последовательность>Эта опция работает по принципу обнаружения последовательностей и похожа по своему действию на опцию Заполнить только значения. Если вы вводите неизвестную программе Excel последовательность, эта опция не появится.
Совет. Если кнопка Параметры автозаполнения (Auto Fill Options) не появляется, вы можете включить ее, выбрав пункт Параметры (Options) в меню Сервис (Tools). В появившемся диалоговом окне выберите вкладку Правка (Edit) и поставьте галочку рядом с опцией Отображать меню параметров вставки (Show Paste Options buttons).DataEntry




Содержание  Назад  Вперед