Работа в Microsoft Excel XP


Изменение представления данных в зависимости от их значения


Хранение на рабочем листе информации по продажам, лимитам кредитования и другой информации, имеющей отношение к бизнесу, позволяет вам принимать серьезные решения. Как вы узнали из этой лекции, можно изменять оформление заголовков и самого рабочего листа, чтобы облегчить работу с данными.

Другой способ, позволяющий упростить работу с информацией - настроить Excel так, чтобы оформление данных изменялось в зависимости от их значения. Такие форматы называютсяусловными форматами, или форматами с условием, т.к. данные должны отвечать определенным условиям, чтобы к ним применился тот или иной формат. Например, если владелец компании Кэтрин Тернер хочет выделить все дни субботы, в которые объем продаж компании "Все для сада" составил более $4.000, ей потребуется создать условный формат, проверяющий значение в ячейке с данными по продажам и изменяющий формат содержимого ячейки при выполнении условия.

Чтобы создать условный формат, выделите ячейки, к которым вы хотите его применить, и откройте диалоговое окно Условное форматирование (Conditional Formatting). На рисунке ниже показаны настройки в диалоговом окне Условное форматирование (Conditional Formatting) по умолчанию.


Первая строка со списком позволяет выбрать в качестве аргумента условия либо содержимое ячейки, либо ее формулу. Почти во всех случаях вы будете использовать в качестве значения для условия содержимое ячейки.

Совет. Единственным случаем, когда вам потребуется установить формулу в качестве основания для условия, будет форматирование результата вычислений, например, итоговой суммы, которая будет таким же образом, как и обычные данные, отображаться в рабочем листе при возникновении соответствующих условий.

Вторая строка со списком в диалоговом окне Условное форматирование (Conditional Formatting) позволяет вам выбрать нужный тип сравнения. В зависимости от выбранного типа сравнения, в диалоговом окне будет либо одна, либо две строки, в которые нужно ввести значения для сравнения. Сравнение по умолчанию, "между", требует два значения, тогда как сравнения "меньше, чем" требуют ввода только одного значения.

После того как вы создали условие, вам нужно установить формат, который будет применяться к данным, отвечающим данному условию. Формат создается в диалоговом окне Формат ячеек (Format Cells). С помощью этого диалогового окна можно настроить шрифт, которым отображается значение в ячейке. Определенный вами формат появится в диалоговом окне Условное форматирование (Conditional Formatting).

Если это необходимо, можно не ограничиваться присвоением лишь одного условия каждой ячейке. Можно создать дополнительные условия, нажав кнопку А также (Add) в диалоговом окне Условное форматирование (Conditional Formatting). После нажатия кнопки А также (Add) появится окно второго условия.

Важно. Excel не проверяет ваши условия на логическую завершенность, поэтому вам нужно внимательно следить за корректностью каждого из вводимых вами условий.




Начало  Назад  Вперед