Работа в Microsoft Excel XP


Повышение удобочитаемости чисел


Изменение формата ячеек в рабочем листе может намного облегчить восприятие ваших данных. Можно располагать заголовки отдельно от остальной информации и заключать их в рамки, чтобы еще ярче выделять границы между заголовками и данными. Однако изменение шрифта и внешнего вида содержимого ячейки не скажется на удобочитаемости дат, номеров телефонов или денежных сумм.

В качестве примера рассмотрим телефонные номера США. Эти номера, состоящие из десяти цифр, имеющие 3-значный код штата, 3-значный номер АТС и 4-значный номер линии, записываются в виде (###) ###-####. Конечно, можно вводить в ячейки телефонные номера, соблюдая правила их написания, но гораздо легче просто ввести последовательность цифр, чтобы они автоматически преобразовались должным образом.

Вы можете настроить Excel так, чтобы введенная последовательность цифр преобразовывалась в телефонный номер. Откройте диалоговое окно Формат ячеек (Format Cells), перейдите во вкладку Число (Number) и, щелкнув на числовом формате Дополнительный (Special), выберите в поле Тип (Type) формат Телефонный номер (Phone Number).


Теперь любая последовательность из десяти цифр будет преобразована в телефонный номер. Убедиться в том, что эта операция не искажает содержимое ячейки, а лишь преобразует его, можно, сравнив содержимое активной ячейки и строки формул (см. рисунок).


Совет. Если вы ввели 9-значный номер в ячейке, в которой установлена опция распознавания телефонного номера, сообщения об ошибке не последует; в данном случае, код штата будет двухзначным. Например, номер 425555012 отобразится как (42)555-5012. 11-значные номера отображаются как номера с 4-значным кодом штата.

Точно так же, как и в случае с преобразованием телефонного номера, можно настроить Excel и для отображения даты или денежных сумм. Эти изменения можно сделать из диалогового окна Формат ячеек (Format Cells), выбрав либо числовой формат Дата (Date), либо Финансовый (Currency). В формате Дата (Date) можно настроить ячейку на отображение даты (и включить или выключить изменение представления даты в зависимости от настроек Local Settings операционной системы компьютера при просмотре рабочей книги). Таким же образом, выбрав Финансовый (Currerncy) формат числа, можно настроить число знаков после запятой (десятичной точки), а также выбрать нужный символ валюты и способ отображения отрицательного баланса.

Также можно создать свой числовой формат с возможностью добавления слова или фразы к числу в ячейке. Например, можно добавить фразу "в месяц" в ячейку с формулой, которая подсчитывает средний объем ежемесячных продаж за год, чтобы запись в ячейке воспринималась именно как средний объем продаж за месяц. Чтобы создать свой собственный числовой формат, выберите пункт Ячейки (Cells) в меню Формат (Format), чтобы открыть диалоговое окно Формат ячеек (Format Cells). Затем перейдите во вкладку Число (Number).

В списке числовых форматов выберите Все форматы (Custom), чтобы отобразить существующие форматы в списке Тип (Type). Теперь вы можете выбрать подходящий вам базовый формат для редактирования его в строке Тип (Type). Например, при выборе формата "0.00", Excel будет отображать все числа в ячейках как числа с двумя знаками после запятой.

Совет. Нули в числовом формате означают, что на их месте может стоять любое число, и оно будет воспринято как корректное значение.




Начало  Назад  Вперед