Работа в Microsoft Excel XP



              

Работа с существующим списком данных


При запуске Excel программа отображает чистый рабочий лист и область задач, находящуюся справа. Вы можете начать ввод информации в ячейки рабочего листа либо открыть существующую рабочую книгу. В следующих упражнениях вы будете работать с несколькими рабочими книгами, которые уже были созданы для компании "Все для сада". После того, как вы внесли необходимые изменения в рабочую книгу, вам нужно будет сохранить ее.

Когда вы сохраняете файл, вы заменяете предыдущую копию файла его новой версией. Если вы хотите внести и сохранить изменения, но оставить первоначальную копию файла, вы можете использовать команду Сохранить как (Save As) для сохранения файла под новым именем.

Совет. Как часто нужно сохранять файлы при работе? Желательно сохранять изменения каждые полчаса или даже пять минут, но лучше всего сохранять изменения сразу после того, как они были внесены, поскольку вам будет неприятно выполнять дважды одну и ту же работу.

Вы также можете использовать кнопки в диалоговом окне Сохранить как (Save As) для присвоения другого формата сохраняемому файлу. Например, Кэтрин Тернер, сохранила бы файл Excel в другом формате, если бы ей и бухгалтеру компании, который обычно использует другое приложение, был необходим общий доступ к этому файлу.

FileOpen

В этом упражнении вы запустите Excel из меню Пуск (Start) и откроете диалоговое окно Открыть (Open), чтобы открыть существующую рабочую книгу. После открытия рабочей книги вы измените цену товара и сохраните рабочую книгу дважды: сначала как рабочую книгу Excel, а затем - как файл Lotus.

  1. В области задач щелкните на кнопке Пуск (Start), укажите на Программы (Programs) и выберите Microsoft Excel. Появится главное окно программы Excel.
  2. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open)
    . Появится диалоговое окно Открытие документа (Open). Совет. При отображенной области задач вы можете открыть нужный файл, выбрав его из списка файлов под заголовком Открытие книги (Open A Workbook), либо щелкнув на соответствующем имени рабочей книги, которую вы хотите открыть, или же щелкнув на строке Книги (More Workbooks) для появления диалогового окна Открытие документа (Open).
  3. Щелкните на кнопке ниспадающего меню просмотра Папка (Look In) и выберите жесткий диск, на котором установлены учебные файлы "Шаг за шагом". Появятся файлы и папки на вашем жестком диске.
  4. Войдите в папку Office XP SBS и дважды щелкните на папке Excel.
  5. Дважды щелкните на папке Chap05. Отобразятся файлы и папки, находящиеся в папке Chap05.
  6. Дважды щелкните на файле FileOpen.xls. Откроется файл FileOpen.xls.
  7. Щелкните на ячейке C16 и наберите 15.95. Информация в ячейке C16 изменится на $15.95.
  8. На панели инструментов Стандартная нажмите кнопку Сохранить (Save)
    . Excel сохранит ваши изменения.
  9. В меню Файл (File) выберите Сохранить как (Save As). Появится диалоговое окно Сохранение документа (Save As).
  10. Щелкните на поле Имя файла (File name), удалите существующее имя файла и наберите SaveAs.
  11. Щелкните на поле Тип файла (Save as type) для открытия списка типов файлов и выберите WK4 (1-2-3) (*.wk4).
  12. Нажмите кнопку Сохранить (Save). Появится диалоговое окно, предупреждающее о возможной потере некоторых данных документа. Щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы сохранить другую копию вашего документа в файле формата Lotus с именем SaveAs.wk4.




Содержание  Назад  Вперед