Microsoft Excel 2003



Как осуществлять отбор данных с помощью операторов

Только что вы ознакомились с некоторыми простыми способами фильтрации данных — поиска записей, в которых некоторое поле содержит определенное значение, или отбора ряда записей с наибольшими (или наименьшими) значениями одного из полей. Но иногда необходимо отобрать записи, значение поля которых лежит в некотором диапазоне — например, сотрудников, чья заработная плата менее 4000, или всех, чья фамилия находится во второй половине алфавита. В таких случаях нельзя просто воспользоваться одним из режимов автофильтрации. Необходимо осуществлять отбор в режиме Условие и использовать специальные операторы сравнения, задающие диапазон отбираемых значений.

Совет После фильтрация базы данных можно еще более сузить список, отфильтровав его по другому столбцу. Например, после фильтрации списка, в результате чего были отобраны только сотрудники одного отдела, можно отфильтровать сотрудников этого отдела по критерию "зарплата"и оставить только тех, чьяза-работная плата превышает 5000.

Примечание Отбирать текстовые полятакжелегко, какицифровые. В этом случае считается, что буква а меньше, чем б, и тд. Например, если ввести фамилию Иванов и выбрать оператор "больше", то будут отобраны все фамилии, расположенные в алфавитном порядке после Иванова.

  1. Если элементы управления автофильтром отсутствуют, выделите любую ячейку списка, выберите из меню Данные команду Фильтр, а из появившегося вложенного меню — пункт Автофильтр, и они появятся. Отмените также все предыдущие критерии автофильтрации, если хотите проводить отбор по всему списку. О том, как это делается, рассказывалось в предыдущем разделе.



1.

  1. Щелкните на элементе управления автофильтром того из полей, по которому хотите провести отбор. Например, если нужно отфильтровать записи на основании некоторого уровня заработной платы за текущий год, щелкните на кнопке со стрелкой рядом с полем заработной платы.



2.

  1. Из раскрывшегося списка выберите пункт Условие. Появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр. В верхней правой строке введите число или фрагмент текста, который будет использован в качестве фильтра. Например, если нужно отобрать всех сотрудников, зарабатывающих менее 4000, введите число 4000.



3.

  1. Из верхнего левого списка выберите оператор, определяющий способ сравнения с введенным числом или фрагментом текста. В списке приводится полный набор операторов сравнения: равно, не равно, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно, и т.п. Чтобы отобрать сотрудников, чья заработная плата не превышает 4000, выберите оператор меньше.



4.

  1. Щелкните на кнопке ОК, в результате чего список будет отфильтрован, и записи, не удовлетворяющие указанным условиям (в нашем случае — данные о сотрудниках, зарабатывающих более 4000) временно исчезнут с экрана.



5.

  1. Чтобы вновь вывести на экран все записи, воспользуйтесь командой Данные | Фильтр, после чего из появившегося вложенного меню выберите команду Отобразить все. Того же результата можно добиться, выбрав пункт (Все) из списка, использованного для фильтрации.



6.