Мир объектов Excel 2000

         

Сохранение в базе данных информации о заказах


Если бы база данных офиса РР хранила данные только о выпускаемых книгах и заказчиках, то полезность ее была бы невысока. Расширим эту базу данных за счет того, что будем хранить в ней данные о заказах, которые делают заказчики на книги, выпускаемые редакцией. Это расширение сразу же придает некий содержательный характер нашему тестовому примеру. Прежде всего, таблицы в базе данных станут взаимосвязанными, как им и полагается быть в любой приличной базе данных. С другой стороны на такой базе данных можно демонстрировать решение ряда типичных офисных задач. Обработка заказов, хранящихся в базе данных, позволяет руководству офиса в дальнейшем принимать обоснованные решения, например, назначать срок и объем последующего тиража, определять объем средств, вкладываемых в рекламную компанию, оценивать деятельность дилеров, осуществляющих заказы. Я предполагаю в последующих главах продемонстрировать некоторые возможности по обработке заказов, а пока давайте сосредоточимся на том, как сохранить данные о заказе в ба

зе данных.

Каждый заказ, как правило, содержит требования на разные товары. В нашем случае это означает, что в одном заказе содержится заявка на книги разных авторов. В таких ситуациях целесообразно данные о заказе хранить не в одной, а в двух взаимосвязанных таблицах. Я назвал эти таблицы "Заказы" и "Заказано". В первой из них каждый заказ задается одной записью, хранящей общие сведения о заказе. Во второй таблице одному заказу соответствует несколько записей, - по одной записи на каждый заказываемый товар. Такой способ хранения информации в двух таблицах позволяет всю общую информацию о заказе сохранять лишь один раз. Есть целая наука о том, как правильно проектировать базы данных, но я сейчас не буду ее затрагивать, ограничившись лишь упоминанием о ней. Пока нам достаточно продолжить рассмотрение примера и определить структуру таблиц "Заказы" и "Заказано":

  • Заказы. Эта таблица имеет следующие поля: КодЗаказа, Заказчик, Сотрудник, ДатаЗаказа, Стоимость. Код заказа играет роль ключа и является уникальным полем, автоматически заполняемым в момент записи заказа в базу данных. Следующие два поля совпадают с соответствующими полями таблиц "Заказчики" и "Сотрудники" и, тем самым, связывают эти таблицы. Я неявно предполагаю, что база данных офиса РР уже частично расширена за счет естественного добавления таблицы "Сотрудники". Действительно, было бы странно хранить информацию о заказчиках и не иметь информации о собственных сотрудниках. Поэтому каждый заказ хранит информацию не только о заказчике, но и о сотруднике офиса РР, оформляющего этот заказ. Следующие два поля - ДатаЗаказа и Стоимость (общая стоимость заказа) не требуют особых пояснений. Так выглядит общая информация о заказе.
  • Заказано. Эта таблица имеет следующие поля: КодЗаказа, НазваниеКниги, Количество, Стоимость. Как я уже говорил, в этой таблице одному заказу будет соответствовать, как правило, несколько записей. Каждая запись - строка таблицы - содержит данные об одной из заказываемых книг. Все записи одного заказа будут иметь один и тот же код заказа, совпадающий с кодом заказа таблицы "Заказы". Поле "КодЗаказа" связывает между собой таблицы "Заказы" и "Заказано". Заметьте, повторяющийся код заказа не может быть ключом для таблицы "Заказано". Роль ключа в этой таблице играют два поля - КодЗаказа и НазваниеКниги, которые в совокупности являются уникальными для каждой записи таблицы "Заказано", хотя каждое из них в отдельности уникальным полем не является и может многократно повторяться в записях таблицы. Поля этой таблицы - Количество и Стоимость - задают количество экземпляров заказываемой книги и их суммарную стоимость.


Вот как выглядит определение этих таблиц в Конструкторе Access:


Рис. 4.11.  Определение таблицы "Заказы" в конструкторе


Рис. 4.12.  Определение таблицы "Заказано" в конструкторе

Теперь база данных офиса РР приобрела некоторый законченный вид. Первый этап ее создания можно считать завершенным. В ней есть запросы, есть формы, а главное созданы 5 таблиц: Книги, Сотрудники, Заказчики, Заказы, Заказано. Все таблицы базы данных можно связать между собой общими полями. Взгляните на схему, отражающую связи между таблицами:


Рис. 4.13.  Схема связей между таблицами базы данных офиса РР

Заметьте, все связи между таблицами имеют тип "один ко многим". Так, например, одному коду заказа из таблицы "Заказы" соответствуют несколько записей с аналогичным кодом в таблице "Заказано". Аналогично, одной фамилии (полю ФИО) из таблицы "Сотрудники" соответствует несколько записей в таблице "Заказы", поскольку понятно, что один сотрудник может оформлять множество заказов.



Вот как выглядит определение этих таблиц в Конструкторе Access:


Рис. 4.11.  Определение таблицы "Заказы" в конструкторе


Рис. 4.12.  Определение таблицы "Заказано" в конструкторе

Теперь база данных офиса РР приобрела некоторый законченный вид. Первый этап ее создания можно считать завершенным. В ней есть запросы, есть формы, а главное созданы 5 таблиц: Книги, Сотрудники, Заказчики, Заказы, Заказано. Все таблицы базы данных можно связать между собой общими полями. Взгляните на схему, отражающую связи между таблицами:


Рис. 4.13.  Схема связей между таблицами базы данных офиса РР

Заметьте, все связи между таблицами имеют тип "один ко многим". Так, например, одному коду заказа из таблицы "Заказы" соответствуют несколько записей с аналогичным кодом в таблице "Заказано". Аналогично, одной фамилии (полю ФИО) из таблицы "Сотрудники" соответствует несколько записей в таблице "Заказы", поскольку понятно, что один сотрудник может оформлять множество заказов.


Содержание раздела