Как пользоваться предварительным просмотром разбивки на страницы

Когда рабочая таблица содержит большой объем данных, которые не помещаются на одной странице, Excel автоматически при выводе на печать разделяет материал на несколько страниц. Обычно не пользователь, a Excel решает, где переходить на новую страницу. Чтобы быстро оценить, где будут заканчиваться страницы, а также чтобы легко удалять и добавлять разделители страниц, можно воспользоваться предварительным просмотром разбивки на страницы.

1. Откройте рабочую таблицу (если она еще не открыта), в которой нужно просмотреть или исправить разделители страниц.

1.

2. В меню Вид выберите команду Разметка страницы.

2.

3. После этого вы увидите диалоговое окно приглашения в режим просмотра разделителей страниц, которое расскажет немного о работе в этом режиме. Если подключен помощник по Office, то это окно имеет несколько иной вид. Необходимые сведения о помощнике по Office можно почерпнуть из главы 6. Чтобы убрать это диалоговое окно, щелкните на кнопке ОК. Если не хотите, чтобы оно появлялось снова, то прежде чем щелкнуть на кнопке ОК, установите флажок Это диалоговое окно больше не показывать.

Совет Можно отменить вставленные вручную разделители страниц, а не отказываться от разбивки на страницы в принципе при помощи команды Сброс разрывов страниц. Чтобы убрать разделитель страницы на этапе предварительного просмотра, перетащите линию, обозначающую переходна новую страницу, за пределы поля печати. Можно также воспользоваться системой меню в режиме обычного просмотра либо в режиме предварительного просмотра страниц: чтобы отказаться от горизонтальной разметки страниц, сначала выберите ячейку, расположенную непосредственно под линией разделения страницы; чтобы отказаться от вертикальной разметки страниц, выберите ячейку, следующую непосредственно справа от границы разметки страницы. Затем в меню Вставка выберите команду Убрать разрыв.

Примечание Линии, которыми обозначается конец страницы на экране, предназначены только для пользователя. Они не выводятся при печати. Если действительно нужно вставить линии в распечатки, воспользуйтесь линиями разметки (см. вкладку Лист в диалоговом окне Параметры страницы,) или функцией Граница в диалоговом окне Формат ячеек (в меню Формат выберите команду Ячейки. Эти функции рассматриваются в главе 8).

4. Теперь вы находитесь в окне просмотра разделения страниц. Можно заметить, что это уменьшенное изображение рабочей таблицы, включающее линии, которые показывают, где будут находиться разделители страниц. Любой из разделителей можно убрать с помощью буксировки его мышью. Заметьте, что номера страниц отображаются на экране большими серыми цифрами.

4.

5. Не меняя положения существующих разделителей страниц, можно добавить к ним новые. Чтобы ввести горизонтальный разделитель страницы, выберите строку, над которой нужно ввести новый разделитель, а затем в меню Вставка выберите команду Разрыв страницы. Это можно сделать как в режиме обычного просмотра, так и в режиме предварительного просмотра разделения страниц. Excel вставит линию в рабочую таблицу и таким образом покажет, где появится разделение страницы.

5.

6. Чтобы вставить вертикальный разделитель страницы, выберите столбец, расположенный слева оттого, рядом с которым нужно поставить разделитель страницы (или выберите любую ячейку в данном столбце) и в меню Вставка выберите команду Разрыв страницы.

7. Если решено отменить какие-либо предыдущие изменения, сохранив при этом исходную разметку страниц, но отказавшись от разметки, выполненной вручную, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте окна просмотра разделения страниц и в появившемся контекстном меню выберите команду Сброс разрывов страниц.

7.

8. И наконец, чтобы выйти из режима просмотра разделения страниц, воспользуйтесь командой Обычный режим в меню Вид.